Prozesse in der Hausverwaltung optimieren

Die Prozesse in der Hausverwaltung sind vielfältig. Büroarbeit, Termine wahrnehmen, Telefonate führen. Was möglicherweise banal klingt, kann einen Hausverwalter vor Herausforderungen stellen. Denn in einer zunehmend schnelllebigeren Welt ist Zeit ein kostbares Gut. Daher ist es wichtig, effizient zu sein, denn Effizienz bedeutet Erfolg. Wie kann das gelingen?

Telefonie kalkulieren

Ein Telefonat dauert statistisch betrachtet circa 4 Minuten. Gehen wir davon aus, dass Sie zum Beispiel 20 Telefonate pro Tag erhalten. Das entspricht 80 Minuten am Tag. Wenn Sie das hochrechnen, sind das 140 Stunden oder 30 Tage pro Jahr und Mitarbeiter. Wenn es Ihnen gelingen würde, das nur um 10% zu reduzieren, wären das ganze drei Tage pro Mitarbeiter, die effizienter oder gewinnbringender eingesetzt werden können. Da durchschnittlich pro Verwaltungseinheit circa 7 Stunden (Erfahrungswert) aufgewendet werden, könnten pro Mitarbeiter drei weitere Verwaltungseinheiten aufgenommen werden, bei zehn Mitarbeitern wären das dann 30 Verwaltungseinheiten zusätzlich in der eingesparten Zeit. Bei 20 € pro Verwaltungseinheit pro Monat sind das 7.200 Euro Umsatz, der Ihnen fehlt.

Telefonie gestalten

„Der Verwalter ist telefonisch nicht erreichbar“ – so lautet ein allgemeines Vorurteil. Wie kann man das ändern? In dem man zum Beispiel seine Erreichbarkeit erhöht. Hierzu könnte man eine automatische Bandansage nutzen oder ein professionelles Callcenter, dass Anrufe in aller Kürze für die Sachbearbeitung aufnimmt. Dies ist vor allem von Vorteil, wenn die Hausverwaltung nicht ganz so viele Mitarbeiter hat, die eine permanente Erreichbarkeit sicherstellen können.

Eine Möglichkeit wäre, telefonische Sprechzeiten einzurichten, in denen der Verwalter gewährleistet, dass er in jedem Fall erreichbar ist. Alternativ kann einer Ihrer Mitarbeiter in diesen Zeiten dafür verantwortlich sein. Dieser Mitarbeiter hat dann die Aufgabe die Anrufe entgegenzunehmen und zu qualifizieren, einem Objekt zuzuordnen und den Objekt Manager oder Verwalter strukturiert zur Verfügung zu stellen. Wenn das organisatorisch nicht möglich ist, wäre eine weitere Möglichkeit, diese Aufgabe rollierend im Team von Tag zu Tag oder Woche zu Woche zu verteilen. Hiermit hätte man einen so genannten First Level Support eingerichtet, der die häufigen und kleineren Anfragen abfängt.

Analyse und Information

Analysieren Sie die häufigsten Gründe, warum Ihre Kunden Sie anrufen. So bekommen Sie einen Überblick über die Fragen. Diese können Sie dann z.B. als FAQ auf Ihrer Homepage zur Verfügung stellen. FAQs haben darüber hinaus den Vorteil, dass sie beliebig ergänzt oder gestrafft werden können, so wie es die aktuelle Situation erfordert.

Eine weitere Möglichkeit sind Portale oder Apps, in denen diese Informationen zur Verfügung gestellt werden und Eigentümer ihre Anfragen und Fälle einstellen können. Die Dauer der Bearbeitung einer Anfrage über ein Potal oder eine App ist um einiges geringer, als per Telefon. Diese Maßnahmen sollten Sie bewerben, damit die Eigentümer die App auch entsprechend nutzen. Damit die Eigentümer dies tun, ist es wichtig Ihnen den tatsächlichen Nutzen auch transparent zu machen, zum Beispiel die schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen.

Führen Sie abschließend eine Qualitätssicherung durch um zu prüfen, ob Ihre getroffenen Maßnahmen Früchte tragen. Eine effiziente Gestaltung Ihrer Arbeit schafft Freiräume für das Wesentliche und ermöglicht Ihnen, mehr Geschäft zu machen. Haben Sie noch Fragen? Dann kommen Sie gerne auf uns zu. Wir freuen uns!

Sondervergütung für Immobilienverwalter

Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) hat laut Gesetz verschiedene Funktionen. Er ist dafür zuständig, die Hausgelder einzunehmen und die Beschlüsse der Eigentümer umzusetzen. Darüber hinaus ist er ermächtigt, Zahlungen für die WEG zu tätigen und in der Jahresabrechnung darüber zu berichten. Dafür erhält er sein Verwalterhonorar, also eine Art „pauschale Grundvergütung“. Wenn der Verwalter für die Gemeinschaft weitere Aufgaben durchführt, wie z. B. die Teilnahme an Abnahmeterminen nach Bauarbeiten am Gemeinschaftseigentum oder an Gerichtsterminen, so kann er dafür eine Sondervergütung beanspruchen.

Was ist durch die pauschale Grundvergütung abgedeckt?

In der pauschalen Grundvergütung für den Verwalter sind die Leistungen abgedeckt, die zu seinen üblichen Aufgaben gehören, also insbesondere die in §§ 27, 28 WEG genannten Pflichten und Aufgaben. Im Wesentlichen sind das:

– Aufstellung des Wirtschaftsplans
– Erledigung der Buchführung
– Einhaltung von Angeboten
– Vergabe von Aufträgen
– Durchsetzung der Hausordnung
– Führung der Beschlusssammlung
– Erstellung der Jahresabrechnung und von Einzelabrechnungen

Konkret bedeutet das: Der Verwalter hat keinen Anspruch auf eine Sondervergütung für die Leistungen, zu denen er gesetzlich verpflichtet ist.

Voraussetzungen für eine Sondervergütung

Voraussetzung für die Inanspruchnahme einer Sondervergütung durch den WEG-Verwalter ist eine entsprechende Regelung im Verwaltervertrag. Ist diese dort nicht enthalten, ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich. Werden Sondervergütungen vereinbart, müssen diese der Höhe nach in einem angemessenen Rahmen sein, sowie den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH, Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92). Sie müssen klar formuliert sein und einer Inhaltskontrolle standhalten können.

Inanspruchnahme von Sondervergütungen

Für folgende Leistungen kann der Verwalter u.a. eine Sondervergütung vereinbaren:

– Amtsübernahme
– Außerordentliche Eigentümerversammlungen
– Sanierungsmaßnahmen
– Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen
– Teilnahme an Gerichtsverhandlungen
– Kopier- und Portokosten
– Lastschriftverweigerung
– Mehraufwand für vermietete Wohnungen
– Veräußerungszustimmung
– Legionellenprüfung ab 3 WE, alle 3 Jahre, > 400l-Tank
– Auskunft Kreditreform
– etc.

Bei der Amtsübernahme ist die Sondervergütung darin begründet, dass der neue Verwalter nach einem Verwalterwechsel eine gewisse Zeit benötigt, um sich einzuarbeiten und zur eigenen Sicherheit die Buchungen des ehemaligen Verwalters noch einmal tätigt, um keine Fehler zu übernehmen.

Der Verwalter kann für jede einzuberufende, zu leitende und protokollierende außerordentliche Eigentümerversammlung, die nicht durch von ihm verschuldete Gründe anzuberaumen ist, ein Sondervergütung vereinbaren (LG Itzehoe, Beschluss vom 06.03.2001, Az.: 1 T 110/00). Als angemessen gilt hier ein Honorar zwischen 150 und 500 Euro.

Für die Übernahme der Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum kann ebenfalls eine Sondervergütung vereinbart werden. Hierzu zählen insbesondere Ausschreibungen, Bauleitung, Bauüberwachung sowie die Abnahme dieser Arbeiten.

Noch Fragen?

Ein genereller Ein- und Überblick über die bestehenden Regelungen zur Vergütung eines Verwalters ist wichtig. Für den Verwalter, damit er seine Arbeit korrekt abrechnen kann. Und für die Eigentümer, damit Transparenz über die Kostenverteilung herrscht. Wenn Sie darüber hinaus noch Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an. In unseren Seminaren für Immobilienverwalter vermitteln wir Ihnen weitere Kenntnisse und Detailwissen. Wir freuen uns auf Sie!

Was tun als Hausbesitzer: Haus bauen oder Haus kaufen?

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Wenn Sie sich für ein Haus als Eigenheim entschieden haben, stellen sich einige Fragen. Hausbau? Hauskauf? Welche Nebenkosten kommen auf mich zu? Ein Neubau hat dabei den Vorteil, dass Sie die Aufteilung der Räume nach Ihren Wünschen bestimmen können. Sie gestalten Ihr eigenes Heim selbst und erhalten modernste Technik, Energieeffizienz und das Gefühl, Ihr Haus tatsächlich als Erster zu bewohnen. Eine Bestandsimmobilie bringt hingegen zwar gewisse Vorgaben mit sich, hat aber auch ihre Vorteile. So müssen Sie sich nicht mit der komplizierten Bauphase auseinandersetzen und können Ihr Eigenheim schneller bewohnen. Eine Bestandsimmobilie ist unter Umständen günstiger und kann in gewissem Umfang auch nach den eigenen Wünschen modernisiert werden. Das betrifft auch die Energieeffizienz, die Ihnen hilft, die regelmäßigen Kosten zu senken. Egal für was Sie sich entscheiden – ich sage Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Worauf sollten Sie bei einem Neubau achten?

Bevor Sie sich für einen Neubau entscheiden, sollten Sie vorher zentrale Fragen für sich beantworten. Wo möchte ich bauen? Und wie groß soll mein Haus werden? Unabhängig davon, dass wohl jeder „schön“ wohnen möchte, sind die Lage und die Größe des Grundstücks für Ihr Bauvorhaben von zentraler Bedeutung. Das Grundstück macht im Schnitt 40% der Baukosten aus und sollte daher auf jeden Fall mit Ihren Vorstellungen bezüglich der Gebäudegröße harmonieren. Kommunen, die um den Zuzug von Bürgern kämpfen, weisen das Bauland teilweise vergünstigt aus. Das kann für Sie günstiger sein, als die Suche nach einem Baugrundstück in in Ihrer absoluten Wunschlage.

Für Ihr individuelles Traumhaus benötigen Sie einen Architekten. Sie haben auch die Möglichkeit, mit einem Bauträger zusammen zu arbeiten. Hier werden Ihnen vorgeplante Lösungen angeboten, die Sie nach Ihren Wünschen zusammen stellen können. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch entscheiden, ob es ein Fertighaus oder ein Massivhaus werden soll. Kostengünstiger ist das Fertighaus, langlebiger das Massivhaus.

Nebenkosten bei einem Neubau

Damit Sie bei einem Neubau alles im Blick haben, sollten Sie auch die Nebenkosten in Ihre Planung mit einbeziehen:

– Grunderwerbssteuer
– Notar- und Grundbuchkosten
– Gebühren für die Baugenehmigung
– Bauherrenversicherung
– evtl. Maklerprovision für das Grundstück

Die Nebenkosten machen rund 15 bis 20% der Gesamtkosten aus.

Das sollten Sie bei einem Immobilienkauf beachten

Die Lage einer Immobilie bestimmt heute in hohem Maße den zu zahlenden Kaufpreis. Gerade Top-Lagen in Großstädten bewegen sich mittlerweile deutlich über dem deutschen Durchschnitt. In ländlichen Regionen oder Randgebieten kommen Sie günstiger weg. Die Ausstattung ist ein weiterer Faktor bei der Preisfindung für eine Bestandsimmobilie. Achten Sie auf die Art der Immobilie (Altbau oder Neubau), die Heizungsanlage sowie die dazugehörigen Außenanlagen.

Die genannten Punkte sind auch bei einer Hausbesichtigung wichtig und sollten in Ihre Überlegungen mit einfließen. Und wo wir bei der Hausbesichtigung sind: Schauen Sie sich den Zustand der Immobilie an, um den Sanierungsbedarf zu ermitteln und einen fairen Preis auszuhandeln. Achten Sie auf den Zustand von Dach und Fenstern, fragen Sie wann das Haus gebaut und wann die letzte Sanierung durchgeführt wurde. Im Zweifel ziehen Sie lieber einen Sachverständigen hinzu, der Sie hier in Ihrem Sinne beraten und aufklären kann.

Nebenkosten beim Immobilienkauf

Auch bei einem Immobilienkauf ist es wichtig, die Nebenkosten im Blick zu haben:

– Grunderwerbssteuer
– Notarkosten für die Übertragung des Grundstücks
– Grundbuchkosten
– evtl. Maklerprovision
– evtl. Modernisierungskosten

Die Nebenkosten machen rund 10 bis 15% der Gesamtkosten aus.

In meinem nächsten Beitrag für Bauherren gehe ich auf die Risiken ein, die ein Neubau mit sich bringen kann und zeige Ihnen gleichzeitig Lösungswege auf.